L'AI può aiutarmi a decidere cosa fare ogni giorno?

Quasi tutte le app per le liste di cose da fare falliscono per lo stesso motivo: devi riempirle tu. Il lavoro arriva per email, negli inviti alle riunioni, nei file condivisi, e ricopiarlo in una lista è un lavoro in più. Dopo una settimana la lista non è più aggiornata e torni a scorrere la posta ogni mattina per capire cosa conta.

Quel giro può farlo un'AI al posto tuo. Lo scopo non è lasciarle gestire la tua giornata. È cominciare con una proposta breve e motivata, invece che con un muro di messaggi non letti.

Cosa succede ogni giorno

Una volta al giorno UnlockGPT analizza i tuoi account in background. Guarda le email più recenti degli ultimi due giorni in tutte le caselle, lascia fuori promozioni e notifiche dei social, e controlla gli eventi del calendario e i file recenti.

Non si ferma all'oggetto. Quando una mail sembra richiedere una tua azione, legge tutta la conversazione per capire se hai già risposto. Apre gli allegati che contano, cerca i file citati nel messaggio e ritrova le email precedenti del mittente o delle persone della tua prossima riunione. Notifiche automatiche e newsletter vengono saltate.

Attività divise per progetto

In UnlockGPT il lavoro è organizzato in progetti: un cliente, una commessa, la ristrutturazione di casa, le pratiche personali. Il progetto Generale raccoglie tutto ciò che non ha un posto preciso. Non devi costruire niente a mano. Descrivi il tuo lavoro in poche righe e UnlockGPT legge le email, i file e il calendario recenti, poi crea per te i progetti e le attività con le loro date.

Da lì in poi l'analisi quotidiana aggiunge suggerimenti al progetto giusto. Ne tiene pochi, al massimo circa tre suggerimenti aperti per progetto, perché una lunga lista di forse è una lista che nessuno legge. Per ogni suggerimento puoi fare tre cose:

• Accettarlo, e diventa una vera attività.
• Scartarlo, e non ti verrà più proposto.
• Aprire una chat da lì, con il contesto già caricato e un primo messaggio pronto, per agire subito.

Tre esempi di tutti i giorni

Una bolletta da pagare. Arriva la bolletta della luce con la scadenza a fine mese. Nel progetto dedicato alla casa compare un'attività con quella data e la mail collegata.

Una riunione da preparare. Giovedì hai una call con un cliente. Il suggerimento rimanda al contratto su Drive e all'ultima conversazione con quel cliente, e la chat che apri può preparare qualche punto da discutere.

Una risposta che devi a qualcuno. Il commercialista ti ha chiesto due volte le ricevute del trimestre. Diventa un'attività ad alta priorità, perché qualcuno aspetta te. Una mail che ti informa e basta, no.

La lista si tiene in ordine da sola

Una lista che cresce soltanto è inutile quanto nessuna lista. Per questo l'analisi quotidiana chiude anche le cose. Quando una mail mostra che un compito è fatto, perché è arrivata la risposta o il modulo è stato inviato, l'attività viene segnata come completata. I suggerimenti che non servono più, come preparare una riunione che c'è già stata, vengono tolti. I compiti scaduti senza segni che siano ancora aperti si considerano fatti, e quelli scaduti da più di sette giorni vengono completati in automatico.

Si ricorda anche di quello a cui hai detto no. Un suggerimento scartato non torna più, e un compito completato non viene ricreato.

Focus di oggi: la nota che leggi per prima

In cima alla dashboard trovi il Focus di oggi: da due a quattro frasi che ti dicono cosa fare oggi, partendo dalla cosa più importante. È scritto nella lingua delle tue email e contiene solo quello che devi ancora fare, mai il riassunto di quello che hai già alle spalle.

Il riepilogo è un piano che puoi modificare, non un resoconto da leggere.

Ogni giorno parte dal riepilogo precedente invece di riscriverlo da zero. Se in chat hai detto all'assistente che chiuderai il preventivo mercoledì, quella riga resta e avanza con i giorni. Le righe spariscono quando il lavoro è fatto o la data è passata.

Il calendario, senza perdere il controllo

UnlockGPT legge i calendari Google e Outlook per sapere cosa ti aspetta. Non ci scrive. Quando un'attività è un appuntamento con un orario, puoi scaricarla come file .ics e aggiungerla tu al calendario.

Se la lista ti sembra pesante, usa «Riordina le attività». Legge i tuoi progetti, le attività e l'ultima settimana di posta, poi propone cosa completare, cosa eliminare e cosa anticipare o rimandare. Non cambia niente finché non dici di sì.

Decide al posto tuo?

No. Propone, e decidi tu. Quello che toglie è la mezz'ora passata a scorrere la posta prima di capire da dove partire. UnlockGPT è pensato per essere aperto una decina di minuti al giorno: leggi il focus, accetti o scarti qualche suggerimento e ti metti al lavoro.